OCS (Deutschland) GmbH

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

<Grundlegende Richtlinien>
„Auf der Basis von Sicherheit und Vertrauen und mit den die Welt verbindenden Flügeln des Herzens tragen wir bei zu einer Zukunft voller Träume “.  So ist OCS stets darauf bedacht, auf der Grundlage der Firmenphilosophie der ANA Gruppe, sicheren und komfortablen Service anzubieten.
Um für die Kunden einen völlig zufriedenstellenden Service zu gewährleisten, sind bei der Geschäftstätigkeit von OCS personenbezogene Daten unerlässlich. Wir nehmen den Schutz der uns anvertrauten Daten sehr ernst und sind darauf bedacht, diese mit größter Sorgfalt und Achtung zu behandeln.
Dass unsere Kunden den Service von OCS sicher und vertrauensvoll nutzen können, werden alle Mitarbeiter für die gesetzlichen Vorschriften und unsere firmeninternen Maßnahmen grundlegend geschult,  ebenso wird mit allen Kräften eine firmeninterne Sicherheitsstruktur eingerichtet, um eine ordnungsgemäße Verwaltung der personenbezogenen Kundendaten und deren richtige Verwendung zu gewährleisten.

Handhabung personenbezogener Daten bei OCS

  1. 1. Vorbemerkung

Wir möchten anhand dieser Datenschutzerklärung zunächst zeigen, wie die persönlichen Daten, die OCS für seine Kunden verwaltet, handhabt. Wir bitten Sie, bei der Nutzung der Dienstleistungen oder der Produkte von OCS, diese Datenschutzerklärung genau durchzulesen. Wenn Sie unseren Service oder unsere Produkte nutzen und den Inhalt unserer Datenschutzerklärung gelesen und gut verstanden haben, dann betrachten wir dies als Zustimmung dafür.

  1. 2. Umfang

Die Datenschutzrichtlinie wird angewandt, sobald Kunden die Dienstleistungen oder Produkte von OCS in Anspruch nehmen.

  1. 3. Verwendungszweck der Datenerhebung

OCS verwendet personenbezogene Kundendaten im Rahmen folgender Tätigkeiten:

  • Auftragsannahme, Angebote, Kontakte bezüglich OCS Dienstleistungen oder Produkten
  • Information, Bereitstellung und Management bezüglich sonstiger OCS Dienstleistungen oder Produkten
  • Alle Geschäftstätigkeiten, die mit den obigen Punkten (1) und (2) in Verbindung stehen.
  • Durchführung von Fragebogenumfragen bezüglich OCS Service- oder Produktangeboten.
  • Neuentwicklung von Dienstleistungen oder Produkten
  • Information, Betrieb und Management jeder Art von Veranstaltungen oder Werbeaktionen
  • Kontakt bezüglich der Bereitstellung von OCS Produkten oder Dienstleistungen
  • Information, Betrieb und Management, sowie Bereitstellung diverser Daten für Dienstleistungen, Produkte, verschiedene Veranstaltungen, Werbeaktionen, die von ANA bzw. der ANA Firmengruppe oder Partnerfirmen durchgeführt werden.
  • Beantwortung von Anfragen und Aufträgen
  1. 4. Erhebung personenbezogener Daten

Für die Erfüllung seiner Aufgaben, die im vorangegangenen Punkt beschrieben wurden, benötigt OCS die folgenden personenbezogenen Kundendaten und erhebt diese in angemessener Weise und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.

  • Bei Aufträgen von Serviceleistungen werden folgende Kundendaten erhoben: Vor- und Zuname des Kunden, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, FAX-Nummer, E-Mail-Adresse, Informationen über die berufliche Tätigkeit, Zustelladresse etc.

OCS erhebt und verwendet keine höchst privaten Informationen über Rassenzugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, soziale Stellung, Krankengeschichte, Vorstrafen, erlittene Schäden durch Dritte (im Folgenden „höchst private Informationen“ genannt), außer wenn dies vom Gesetzgeber gefordert und vom Kunden akzeptiert wird.

  1. 5. Wahlfreiheit des Kunden   

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten des Kunden an OCS unterliegt vollständig dem freien Willen des Kunden. Wenn der Kunde OCS diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellt, kann er möglicherweise nicht alle Serviceleistungen von OCS in Anspruch nehmen. Es ist weiterhin möglich, dass ein Teil des Systems nicht funktioniert und damit die betreffenden Funktionen nicht genutzt werden können. Ein weiterer Nachteil könnte sein, dass der Kunde über Aktionen von OCS nicht informiert werden kann und ähnliches. Der Kunde hat außerdem die Möglichkeit, seine Kontaktdaten durch eine von OCS gesondert festlegte Methode, jederzeit zu ändern.

  1. 6. Offenlegung und Weitergabe von Daten an Dritte

OCS gibt keine personenbezogenen Daten des Kunden an Dritte weiter oder legt sie offen, außer in einem der unten angegebenen Fälle.
Weiterhin werden persönliche Daten, einschließlich höchst privater Informationen, außer wenn vom Gesetzgeber gefordert und vom Kunden akzeptiert, in keinem erdenklichen Fall an Dritte offengelegt oder weitergegeben.
Falls uns persönliche Kundendaten durch gemeinsame Nutzung oder von Subunternehmen zur Verfügung stehen, werden wir diese nicht offenlegen oder für Dritte bereitstellen.

  • Wenn der Kunde selbst einwilligt
  • Wenn innerhalb des gesetzlichen Rahmens die Offenlegung oder Bereitstellung der Daten verlangt wird
  • Wenn es für den Schutz von Leben, Gesundheit oder Vermögen notwendig ist, aber schwierig, das Einverständnis des Kunden einzuholen
  • Wenn bei der Ausübung öffentlicher Angelegenheiten die Zusammenarbeit mit dem Staat oder der Kommune erforderlich ist, aber die Gefahr besteht, dass insbesondere durch die Einwilligung des Kunden diese behindert wird
  • Wenn statistische Daten (Informationen, durch die der Kunde nicht identifiziert werden kann) offengelegt oder zur Verfügung gestellt werden müssen
  • Wenn aufgrund von Firmenverschmelzung oder Teilung, Geschäftsübertragung oder aus sonstigen geschäftlichen Gründen in Zusammenhang mit der betrieblichen Nachfolge die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen
  • Wenn entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen Daten bereitgestellt werden, unter der Bedingung, dass der Kunde z.B. auf der OCS Homepage deren unten angegebenen Inhalt im Voraus einfach feststellen kann und der Veröffentlichung nicht widerspricht
  •  Verwendung für Angebote an Dritte
  • Punkte mit personenbezogenen Daten, die von Dritten angeboten werden
  • Mittel oder Methode von Angeboten an Dritte
  • Beendigung von Angeboten an Dritte, falls eine Kundenaufforderung vorliegt
  • Methode, wie Kundenaufforderungen angenommen werden
  1. 7. Gemeinsame Nutzung

Die gemeinsame Nutzung von personenbezogenen Kundendaten erfolgt bei OCS im Bereich der ANA Firmengruppe.

Zweck der Nutzung

  • Für die Entwicklung von neuartigem Service und neuen Produkten
  • Zum Verschicken von Direktsendungen usw. zur Information über Service und Produkte
  • Bei Anfragen von Kunden über Produkt- und Serviceangebote der ANA Firmengruppe, bei Auftragsanmeldungen und bei sonstigen Meldungen zur Übermittlung an die zuständige Firma und ergreifen weiterer Maßnahmen
  • Für die angemessene und reibungslose Durchführung sonstiger Kundenangelegenheiten

 Gemeinsam genutzte Kundendaten sind:
Kundennummer, Familienname und Vorname des Kunden, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, FAX-Nummer, E-Mail-Adresse, berufliche Informationen über den Kunden (Firmenname, Zugehörigkeit zu Abteilung oder Geschäftsbereich, Position, Adresse, Telefonnummer, FAX-Nummer), Zustelladresse, Transaktionsinhalt etc.
Die Verantwortung für die Verwaltung der personenbezogenen Daten trägt OCS Deutschland.

  1. 8. Outsourcing von Operation (Subunternehmen)

OCS beauftragt beim Service- und Produktgeschäft zum Teil Subunternehmen. Dabei ist es notwendig, diesen Subunternehmen im notwendigen Umfang personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall wird in erster Linie vertraglich, aber auch durch angemessenes Management und Überwachung der Subunternehmen die richtige Handhabung der persönlichen Kundendaten sichergestellt.

  1. 9. Transfer ins Ausland

Wenn OCS personenbezogene Daten von Kunden für Unternehmen außerhalb Deutschlands, einschließlich Subunternehmen und gemeinsame Nutzer, bereitstellt, werden entsprechend den gesetzlichen Vorschriften die notwendigen und geeigneten Maßnahmen ergriffen.

  1. 10. Über das Management der personenbezogenen Daten

Wenn OCS die personenbezogenen Daten der Kunden verwahrt, wird mit äußerster Vorsicht darauf geachtet, dass mit einem angemessenen Management Durchsickern, Verlust, Verfälschung u. ä. von Informationen verhindert wird. Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden durch firmeninterne Schulungen für den Schutz und die richtige Handhabung der personenbezogenen Daten der Kunden ausgebildet. Ebenso wird dem Zweck der Datenerhebung entsprechend, die Aufbewahrungsfrist der personenbezogenen Daten festgelegt und sie werden, wenn sie ihren Zweck erfüllt haben, in geeigneter Form vernichtet.

  1. 11. Über Anträge bezüglich der Handhabung personenbezogener Daten

Bezüglich der personenbezogenen Daten, die OCS in seiner Datenbank aufbewahrt und verwaltet, wird mit einer vom Kunden festgelegten Methode bei Eingang eines Kundenantrags auf Offenlegung, Berichtigung, Löschung, Ergänzung, Beendigung der Verwendung und Entsorgung (im Folgenden wird das als „Offenlegung etc.“ bezeichnet) nach Prüfung der Identität des Antragstellers innerhalb einer geeigneten Zeitspanne oder eines Umfangs dem Antrag entsprechend wie folgt gehandelt:

  • Antrag auf Offenlegung
    Wir geben die persönlichen Daten, die der Kunde freigegeben hat, weiter.
  • Antrag auf Berichtigung, Löschung, Ergänzung
    OCS überprüft den Inhalt des Antrags und berichtigt, löscht oder ergänzt die Daten innerhalb des möglichen Umfangs.
  • Antrag auf Beendigung der Verwendung oder Entsorgung

Dem Antrag des Kunden entsprechend werden wir die Verwendung der persönlichen Daten einstellen oder diese Daten entsorgen.
Bei der Beendigung der Verwendung oder der Entsorgung der persönlichen Daten kann es vorkommen, dass eine bis dahin mögliche Dienstleistung oder eine vom Kunden gewünschte Dienstleistung nicht mehr zur Verfügung gestellt werden kann. Wir bitten im Vorhinein um Ihre Kenntnisnahme.

Wenn dadurch im normalen Betrieb von OCS eine außergewöhnliche Störung auftritt, oder die Sorge besteht, dass gesetzliche Bestimmungen verletzt werden, kann dem Antrag des Kunden nicht entsprochen werden.

  1. 12. Methode der Antragstellung auf Offenlegung etc.

Anträge bezüglich der Offenlegung etc. der OCS anvertrauten persönlichen Kundendaten beziehungsweise Anträge auf Mitteilung des Verwendungszwecks können folgendermaßen gestellt werden:
Bitte beschreiben Sie den Inhalt Ihres Antrags und schicken ihn an:  
<Adresse>      Fasanenweg 7D, 65451 Kelsterbach
Overseas Courier Service (Deutschland) GmbH

  1. 13. Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung von OCS kann Änderungen unterworfen sein. Im Falle einer Änderung wird OCS diese auf seiner Webseite (http://www.ocs-de.com/jp/) bekanntgeben. Im Falle von Änderungen bitten wir Sie, den Inhalt der Änderungen zur Kenntnis zu nehmen.

 

Datenschutzerklärung

Teil 2: Über die Handhabung personenbezogener Daten im Europäischen Wirtschaftsraum

Die Europäische Wirtschaftsunion, bestehend aus den Ländern der Europäischen Union, Norwegen, Island und Liechtenstein (im Folgenden als Sammelbegriff „EEA“ genannt) hat basierend auf der allgemeinen EU Datenschutzrichtlinie ( „REGULATION (EU) 2016/679OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC“ im Folgenden „GDPR“ genannt) bezüglich der Handhabung personenbezogener Kundendaten dem Abschnitt 1 einen Abschnitt 2 hinzugefügt. Der Inhalt der Regelung des Abschnitt 2 ist der des Abschnitt 1 vorrangig.

1. Vorbemerkung
Minderjährige unter 16 Jahren benötigen, wenn sie Dienstleistungen von OCS nutzen wollen, entweder die Einwilligung des Erziehungsberechtigten oder die Zustimmung des Erziehungsberechtigten zur Einwilligung des betreffenden Minderjährigen. Wenn (von einem Erziehungsberechtigten) für einen Minderjährigen ein Auftrag oder eine Eingabe für eine Dienstleistung gemacht wird, bittet OCS auch um die Einwilligung des Minderjährigen für die Handhabung seiner persönlichen Daten.

2. Antrag bezüglich der Handhabung von personenbezogen Daten
Bezüglich der Anträge über die Handhabung persönlicher Kundendaten, die im Bereich der EEA verwaltet werden, fügt OCS in Ergänzung zum Teil 1 , Absatz 11 ( Antrag bezüglich der Handhabung personenbezogener Daten) hinzu, dass in einem geeigneten Zeitraum bzw. Umfang auf unten beschriebene Weise entsprochen wird. Bei Erhalt des Antrags wird im Voraus eine Bestätigung von der betreffenden Person eingeholt.

  • Antrag: Widerruf einer Einwilligung

    Nach Bestätigung des Antrags wird in geeignetem und möglichen Rahmen der Inhalt der persönlichen Daten der Kunden gelöscht oder die Verwendung beendet.
    Bei der Beendigung der Verwendung oder der Entsorgung der persönlichen Daten kann es vorkommen, dass eine bis dahin mögliche Dienstleistung oder eine vom Kunden gewünschte Dienstleistung nicht mehr zur Verfügung gestellt werden kann. Wir bitten im Vorhinein um Ihre Kenntnisnahme.

  • Antrag: Daten Portabilität

    Nach Bestätigung des Antrags wird in geeignetem und möglichen Rahmen die Übergabe oder Übernahme der vom Kunden gewünschten persönlichen Daten durchgeführt.

  •  Antrag: Einspruchserhebung

    Nach Bestätigung des Antrags wird in geeignetem und möglichen Rahmen die Nutzung der personenbezogenen Kundendaten eingestellt.

  • Methode der Antragstellung

    Die Art und Weise der Antragstellung wird im Teil 1 Absatz 12 (Antragstellung auf Offenlegung etc.) beschrieben. Die Antragstellung erfolgt dementsprechend.

3. Transfer ins Ausland außerhalb des EEA Raums
Die personenbezogenen Daten der Kunden werden im Umfang des Verwendungszwecks von OCS an Dritte weitergegeben, nämlich in erster Linie an assoziierte Unternehmen und unterbeauftragte Firmen wie Cloud Anbieter und Service Unternehmen.
Unter den Dritten, denen OCS die personenbezogenen Daten der Kunden unter der Voraussetzung der Einwilligung in unsere Datenschutzrichtlinie zur Verfügung stellt, sind auch Länder außerhalb des EEA Raums (einschließlich Japan und die USA, aber nicht nur auf diese beschränkt; die folgenden Punkte sind gleichermaßen betroffen). OCS erachtet dabei die Zustimmung der Kunden zu den unten genannten Punkten als gegeben.

  • Es kann nicht garantiert werden, dass sich bei Ländern außerhalb des EEA Raums der Schutz der personenbezogenen Daten auf demselben Standard befindet wie in den Ländern des EEA Raums.
  • Es kann sein, dass zur Erfüllung des Verwendungszwecks die personenbezogenen Daten der Kunden an Niederlassungen von OCS außerhalb des EEA Raums oder an sonstige Dritte transferiert werden müssen.

4. Änderung des Verwendungszwecks der personenbezogenen Daten
Im Falle einer Änderung des Verwendungszwecks wird OCS nach gründlichem Studium der Datenschutzrichtlinien die Änderungen auf seiner Webseite  ( http://www.ocs-de.com/jp/ )  bekanntgeben.

5. Einspruchserhebung bei Aufsichtsorganen
Bezüglich der Handhabung personenbezogener Daten haben die Kunden das Recht, bei der für Ihren Wohnort zuständigen Behörde, Einspruch einzulegen. Die Datenschutzbehörden der einzelnen Länder können unter dem Link ( http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?itemid=612080 ) festgestellt werden.

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